Comunicação remota: as melhores “melhores práticas”

Muito tem sido escrito, e há muitos anos, sobre como organizar uma equipe que trabalha remotamente, em alguns casos espalhada pelo mundo. Os aplicativos (em particular o Slack) também vêm se aprimorando rapidamente e hoje têm um nível bastante aceitável de desempenho.

Não podemos dizer o mesmo sobre como conduzir uma aula/seminário/ apresentação. Aqui, a literatura disponível é escassa (surpreendente, porque Zoom tem muito mais usuários que Slack), e são poucas as pessoas que sabem fazer migrar para Zoom (ou similar) conteúdo até então dado em sala de aula. Esta falta de conhecimento gera a solução que temos visto nos últimos dias: mover a aula (ou seminário, ou apresentação) para o Zoom sem nenhuma modificação! O resultado é que ao ficarmos em casa nas últimas semanas nos vimos (e a nossos filhos) sujeitos a toda espécie de apresentações onde manter a atenção e o interesse tornaram-se exercícios supremos de boa vontade!

Algumas multinacionais, até porque já fazem isso há anos, têm roteiros ultra-caprichados para preparar e fazer uma sessão de treinamento para pessoas mundo afora pela internet. Mas isso é considerado conhecimento proprietário: as melhores práticas não são compartilhadas, e nós dificilmente teremos acesso, a menos que trabalhemos em/para uma delas.  

Eu tinha outra coluna pronta para subir na MIT Sloan Review Brasil, mas achei importante, pelas reclamações que tenho feito e ouvido, e pelo pouco que tenho visto publicado sobre o tema, escrever sobre isso hoje.

Segue um “destilado” do que aprendi em anos de dar e receber treinamento pela internet:

1. Use, e distribua previamente para os participantes, dicas sobre como aparecer bem na reunião remota: Se você conhece os participantes, já sabe quem gosta mais de aparecer. Se possível, conecte com cada um previamente e descreva o que espera dele/dela, mostrando com delicadeza a forma mais construtiva para uma pessoa com aquele perfil dar seus apartes. E o estilista/cineasta Tom Ford tem dicas simples sobre iluminação.
2. Esclareça a priori o que se espera de cada um: Envie previamente o “dever de casa” e explique como cada um apresentará o seu. Se o exercício for coletivo, explique que vão ter que escolher uma pessoa para apresentar, que pode ou não ser a mesma da que vai agregar os inputs de cada participante. E defina claramente o que se espera que cada participante tenha aprendido ao final da sessão. Não basta estabelecer _objetivos_ e _papéis_, cada participante tem que entender também _tarefas_ e _processos._
3. Negocie as regras do jogo com os participantes: Começar e terminar pontualmente. O líder deve iniciar apertando o mudo de todos os participantes (Zoom tem este recurso), informar isto, e explicar qual é o protocolo para cada participante fazer uma pergunta ou comentário, desemudecendo antes. Use e abuse do recurso de “chat” paralelo: embora alguns palestrantes achem que distrai, a maioria aprecia o engajamento adicional da plateia.
4. Planeje e execute seu tempo com precisão: Todo instrutor tem uma “cadência”: encontre a sua. Vídeos não devem ultrapassar 8 minutos. Insira um breve (5 min) intervalo para perguntas e respostas logo depois de passar cada tema central da apresentação.  E intervalos (“pipi-breaks”) de 5 minutos a cada 30 é um bom parâmetro quando apresentando material denso.
5. Busque concordância quanto à língua/linguagem: Isto é particularmente importante quando sua plateia inclui pessoas cuja primeira língua não é a mesma língua da apresentação. Mas pode querer dizer também que sua apresentação pode ser “sequestrada” por participantes da mesma profissão de origem (engenheiros, advogados etc.) que, quando muito representados (acima de 20%-30% da plateia), acabam fazendo prevalecer o dialeto próprio de suas respectivas profissões.
6. Decida sobre o software da apresentação em si: tem gente que não vive sem Powerpoint. Tem gente que evangeliza pelos MindMaps, disponível em diversos aplicativos.
7. Fundamental ter curadoria de apresentações: Ninguém aguenta letras pretas em fundo branco horas a fio. Algumas multinacionais têm regras especificas para forma e conteúdo, em particular sobre numero máximo de palavras por slide. Estudos mostram que um fundo azul-marinho gera um vínculo afetivo na plateia. Fundo preto com letras brancas ou azul com letras amarelas resulta em contraste agradável para os olhos. O 1o e o ultimo slide com uma cor de fundo diferente do resto sinaliza princípio e fim.  Nenhuma apresentação precisa ter no slide todas as palavras que o apresentador mencionará (principalmente quando são muitas, e para caber o texto que de tão pequeno fica ilegível). Powerpoint (por exemplo) tem o recurso de mostrar texto adicional apenas para o apresentador, que ele/ela mencionará verbalmente apenas.
8. Eleja uma pessoa “Go-to” para subtemas específicos: Pergunte ao final da sessão se aquele participante que sobressaiu no entendimento que teve de alguma leitura prévia (livro ou artigo) se gostaria de ser referência futura dos outros participantes em dúvidas que por ventura tenham sobre aquela leitura: uma  “_Go-to person_”, como se diz em inglês sobre a pessoa a ser consultada sobre determinado assunto, referência naquilo. Também funciona muito bem se alguém entende mais que os outros de um subtema da sua apresentação (dois exemplos: em um curso de gestão de projetos, alguém que tenha compreensão/experiência diferenciada de saúde, segurança e meio ambiente, ou alguém que entenda de Impostos num curso sobre lançamento de novos produtos). Como todo grupo tem alguém que entende mais de Zoom que os outros, essa pessoa pode ser a “g_o-to person”_ de Zoom. Esta técnica descentraliza partes das suas atribuições e aumenta a participação da plateia. Sem falar que as pessoas escolhidas ficam imensamente lisonjeadas!
9. Aprenda mais sobre formas inteligentes de entregar conhecimento: E incentive os outros apresentadores a fazer o mesmo. Vejo apresentadores virando a noite tentando criar uma forma mais intuitiva de apresentar informação, que – como tudo no mundo real – muitas vezes é complexa, incompleta, e até contraditória. Quando na realidade estão tentando reinventar a roda redonda, porque existe uma disciplina acadêmica, obscura mas bastante desenvolvida, chamada “Representação do Conhecimento”, cujo papa chama-se Edward Tufte.
10. Crie um “bebedouro virtual”: Pessoas aprendendo remotamente sentem muita falta de formas de trocar ideias entre sessões. Crie um grupo de WhatsApp com todos os participantes (e negocie previamente se os instrutores devem participar dele ou não), distribua uma lista com e-mails e números moveis de cada um (alguns clientes meus incluem um link para o registro LinkedIn de cada participante, muito útil para pessoas que estão se conhecendo pela primeira vez) e incentive conversas paralelas entre sessões, subgrupos para entregar determinada tarefa, etc. Proponha um exercício lúdico entre sessões, ou antes da primeira sessão, quem sabe usando o próprio Zoom. Exemplos: diga algo sobre você que ninguém sabe, ou um superpoder que gostaria de ter. REFERÊNCIAS:

Se você só vai ler um artigo sobre gestão de equipes remotas, sugiro que seja Michael D. Watkins: _Making Virtual Teams Work: Ten Basic Principles._ Harvard Business Review 27 de junho de 2013

E mandar para todos os participantes um manual de 28 páginas sobre como usar o Zoom é importante, mas longe de ser suficiente, para garantir a qualidade da apresentação!

Existem mais dois outros tipos de comunicação migrando no momento aceleradamente para a internet: B2B: Pessoa jurídica fazendo marketing para pessoas juridicas (ex: Schlumberger vendendo produtos/serviços para a Shell), e Realidade Aumentada: (ex: Caterpillar explicando manutenção de tratores). Quem sabe objeto de coluna posterior, por outro autor…

nytimes.com: _How to Look Good on Camera, According to Tom Ford_ 07 abril 2020

A Cadência do Marshall Ganz da Harvard Kennedy School é: apresente o tema, descreva o modelo, dê exemplos, e colha impressões da platéia. https://www.hks.harvard.edu/faculty-research/policy-topics/education-training-labor/just-learning-possibilities?utm_medium=socialmedia&utm_source=hkslinkedin

Frase atribuida a Nizan Guanaes: “Quem usa Powerpoint não tem Power e não tem Point.” Vide a seguir a monografia de Edward Tufte sobre as limitações do Powerpoint.

Tony Buzan: _Dominando a Técnica dos Mapas Mentais_ Ed. Cultrix 2019

www.getapp.com/mindmap/view-list compara os 10 principais aplicativos MindMaps

edwardtufte.com contém material riquíssimo sobre o trabalho do Prof. Tufte. Se você só vai ler um livro dele, que seja Visual Explanations (1997). Spoiler Alert: se você ler a monografia The Cognitive Style of Powerpoint provavelmente nunca mais vai querer usar powerpoint para apresentação nenhuma!”

Visual Explanations Edward R. Tufte amazon.com.br