Como tirar o melhor proveito do modelo híbrido de trabalho

Esta é a segunda parte de uma série de três artigos sobre a evolução do trabalho. Na primeira, falamos de modelos antigos, como taylorismo e fordismo. Agora, chegamos ao híbrido.

A mudança para um modelo de trabalho híbrido de longo prazo exige uma grande reformulação das operações do dia a dia. As empresas agora devem aproveitar as experiências e aprendizados obtidos na pandemia, desenvolvendo um modelo operacional sustentável que apoie essas mudanças no futuro. Isso significa repensar as formas existentes de trabalhar, agendar reuniões, as práticas atuais dos funcionários e as políticas que regem as operações diárias.

Um primeiro passo importante é avaliar quais trabalhos exigirão um retorno ao escritório, quais podem ser realizados totalmente remotamente e quais exigem uma combinação de ambos. Para responder a essa pergunta, as empresas podem precisar olhar para os cargos de diferentes pontos de vista, incluindo responsabilidades funcionais, tipo de trabalho realizado e as habilidades e preferências representadas em determinados cargos.

Por exemplo, algumas empresas estão experimentando ter grupos de funcionários retornando por alguns dias por semana ou reunindo certas equipes em dias específicos quando se espera que a presença física e as interações pessoais possam colaborar.

Para trabalhos que serão em grande parte remotos, os líderes devem pensar se esses trabalhadores precisarão estar localizados em uma certa proximidade do escritório ou outro local físico relacionado ao trabalho. Também devem levar em conta se alterações de remuneração com base na localização do funcionário se justificam, além de outras políticas que afetarão a tomada de decisões futuras.

Um modelo operacional adequado para um ambiente híbrido também deve antecipar novas formas de trabalho:

• Usar ferramentas virtuais de colaboração e comunicação que levem em conta inclusive os fusos horários. Deve-se analisar como isso afeta a produtividade, a experiência dos funcionários e a cultura da empresa.

• Determinar como e onde se espera que as equipes trabalhem juntas. Isso pode influenciar as decisões sobre investimentos em tecnologia e imóveis.

Foco na experiência do colaborador

As empresas estão colocando um foco renovado na experiência dos funcionários à medida que as equipes se adaptam às grandes mudanças em seus hábitos de trabalho. Embora a mudança para o remoto durante a pandemia tenha levado ao aumento da produtividade em muitas empresas, as novas configurações também mostraram os efeitos potencialmente adversos do trabalho remoto no bem-estar, pois os funcionários equilibram as demandas do trabalho e da casa.

É fundamental investir em uma experiência do funcionário que equilibre produtividade e bem-estar. A maioria das organizações percebeu que qualidade de vida, produtividade, satisfação dos funcionários e retenção estão mais intimamente ligados do que antes da pandemia.

Isso pode levar a um maior envolvimento e a melhores resultados. Um estudo da Gallup descobriu que funcionários engajados são 21% mais produtivos, 22% mais lucrativos e pontuam 10% melhor nas classificações de clientes do que funcionários não engajados.

Um dos principais impulsionadores dos esforços de engajamento dos funcionários é fornecer as ferramentas e o suporte de que precisam para realizar seu trabalho. Seja na forma de laptops, ferramentas de colaboração e aplicativos de videoconferência, seja com benefícios que apoiam a saúde e o bem-estar, reembolsos de academia, assistência infantil subsidiada e acesso a terapia e apoio à saúde mental.

Várias organizações também começaram a experimentar ferramentas virtuais que tentam replicar as interações sociais que normalmente ocorrem em um local de trabalho físico, como o cantinho da água. Embora não tenham a intenção de produzir resultados concretos, essas interações mostraram maior coesão e confiança entre os membros da equipe.

No entanto, também é importante que os líderes ajudem os funcionários a saber quando fazer logoff. Líderes devem continuamente solicitar feedback e medir os resultados desses esforços em produtividade e percepção de bem-estar.

Colocar as pessoas em primeiro lugar, garantindo que elas tenham o suporte de que precisam, comunicando-se cedo e com frequência e criando novas oportunidades de aprendizado, aumenta o engajamento e a produtividade, não importa o que venha a seguir. Como disse Shankar Arumugavelu, CIO da Verizon, em uma entrevista recente sobre a resposta à pandemia da empresa: “Todos nós temos planos de resiliência de negócios. No final das contas, o que se destacou foi a resiliência humana”.

Alavancar novas tecnologias quando apropriado

Habilitar uma força de trabalho híbrida bem-sucedida significa garantir que os funcionários tenham acesso às ferramentas necessárias para realizar as operações do dia a dia. Em vez de tentar replicar totalmente o local de trabalho no ambiente remoto, as empresas devem primeiro avaliar as tecnologias que melhor suportam uma força de trabalho remota. Depois, elas podem avaliar como essas ferramentas permitiriam a colaboração em um ambiente de trabalho no escritório e híbrido e pensar nas mudanças de processo necessárias para isso.

É claro que a simples implementação das ferramentas necessárias não levará a uma maior colaboração. Os líderes também devem impulsionar a adoção. Slack ou ferramentas de comunicação semelhantes não melhorarão a eficácia se apenas algumas pessoas as usarem. Por outro lado, com adoção deliberada e generalizada, o uso de ferramentas de comunicação em tempo real pode atender à necessidade fundamental de acessibilidade.

Repaginação do espaço físico

A pandemia criou uma oportunidade de repensar completamente o escritório. Como tecer recursos digitais, que atualmente atendem funcionários remotos, em todo o ambiente físico do escritório? Como reconfigurar o espaço existente para maximizar o potencial de colaboração produtiva em um mundo híbrido pós-pandemia?

Um relatório de inteligência no local de trabalho da líder global de tecnologia NTT Ltd. descobriu que 31% das empresas estão implementando espaços adicionais de pensamento criativo, enquanto 30% fornecerão mais locais de reunião e 27% reduzirão o espaço individual nas mesas. Transformar o escritório em um ambiente digitalmente habilitado e que prioriza a colaboração será fundamental para uma força de trabalho híbrida. À medida que as empresas buscam criar um espaço seguro, colaborativo e eficiente para seus funcionários, observamos algumas práticas comuns:

• Construindo salas de reunião “inteligentes”: esses espaços permitem que os funcionários do escritório colaborem facilmente com seus colegas remotos. As salas “inteligentes” geralmente incluem recursos de videoconferência, quadros brancos inteligentes, aplicativos de gerenciamento de escritório compatíveis com dispositivos móveis e hardware de colaboração virtual, como câmeras de 360 graus.

• Fornecendo um ambiente portátil e seguro: em muitas empresas, a tecnologia de rede precisará evoluir para oferecer suporte a um ambiente em que os funcionários estejam constantemente em movimento entre a casa e o escritório. Como parte das discussões estratégicas sobre a adoção de um modelo operacional híbrido, as empresas também devem avaliar o impacto na infraestrutura de rede de sua empresa e quais novas ferramentas são necessárias para dar suporte a uma força de trabalho móvel, conectada e produtiva.

• Incorporando a análise do local de trabalho: à medida que as mudanças no modelo operacional se consolidam, será cada vez mais importante medir o impacto dessas mudanças. Em um podcast recente, Adam Stanley, CIO e Chief Digital Officer da Cushman & Wakefield, discutiu uma ferramenta chamada Experience per Square Foot que coleta dados sobre a experiência dos funcionários no escritório. Essas mesmas ferramentas, disse ele, podem se estender a ambientes de trabalho remotos e ajudar os líderes a tomar decisões informadas sobre como adaptar seus ambientes.

Além de colocar ferramentas digitais em camadas no espaço digital, há algumas mudanças de design que também podem beneficiar os funcionários híbridos:

• Criar um espaço “amigável para hot desking”: promova um ambiente propício para se conectar e desconectar. Tornar os segundos monitores amplamente acessíveis nesses espaços de mesa (de forma que priorize a saúde e a segurança) pode permitir que os funcionários se movam de e para o escritório, mantendo níveis iguais de produtividade.

• Projetar ambientes baseados em atividades: salas de reunião para reuniões individuais, cabines telefônicas para chamadas, espaços de conferência maiores e mesas separadas são apenas algumas das mudanças feitas para criar mais espaços baseados em atividades, equilibrando a necessidade de privacidade.

• Investir em espaços de coworking: à medida que as empresas repensam suas pegadas imobiliárias à luz da pandemia, algumas estão optando por investir em espaços de coworking menores e mais próximos dos funcionários. Feita estrategicamente, essa configuração pode gerar reduções de custos consideráveis, ao mesmo tempo em que promove um forte senso de comunidade e oferece aos funcionários a opção de trabalhar em diferentes configurações.

Leia aqui a parte 1: A evolução dos modelos de trabalho: do taylorismo para o híbrido