O surpreendente impacto dos dias sem reuniões

Mesmo antes da pandemia, 71% dos gerentes achavam que as reuniões eram custosas e improdutivas. Como muitas empresas mudaram seu modelo de trabalho para remoto e híbrido, as reuniões aumentaram em frequência e duração para compensar a perda de interações pessoais. Os trabalhadores do conhecimento de hoje normalmente gastam mais de 85% de seu tempo em reuniões, e estudos mostram que isso afeta negativamente o bem-estar psicológico, físico e mental das pessoas.

Embora a construção de confiança e a coesão da equipe dependam de interações frequentes e de qualidade, as reuniões não são mais a melhor maneira de conseguir isso. Assim, muitas organizações, incluindo Facebook e Atlassian, estão adotando dias sem reuniões, durante os quais as pessoas operam em seu próprio ritmo e colaboram com outras em ritmo e horários convenientes.

Menos reuniões, mais resultados

Recentemente, pesquisamos 76 empresas com mais de 1 mil funcionários e operações em mais de 50 países, que introduziram de um a cinco dias sem reuniões por semana (proibindo até mesmo reuniões individuais) nos 12 meses anteriores. Além disso, conversamos com gerentes e diretores de RH de cada empresa para obter perspectivas executivas sobre as abordagens adotadas; examinamos dados que comparam os níveis de estresse dos funcionários antes e depois da redução das reuniões; e avaliamos o impacto subsequente em termos de produtividade, colaboração e engajamento, usando pesquisas de pulso.

Quase metade (47%) das empresas que estudamos reduziram as reuniões em 40% ao introduzir dois dias sem reuniões por semana. As demais tentaram algo ainda mais ambicioso: 35% instituíram três dias sem reuniões e 11% implementaram quatro. Os 7% restantes erradicaram completamente as reuniões.

O impacto subsequente da introdução de dias sem reuniões foi profundo, conforme descrito na tabela abaixo. Quando um dia sem reuniões por semana foi introduzido, a autonomia, a comunicação, o engajamento e a satisfação melhoraram, resultando na diminuição do microgerenciamento e do estresse, o que fez com que a produtividade aumentasse.

Quadro 1: Alteração percentual nas classificações dos funcionários após a introdução de dias sem reuniões

Independentemente do número de dias livres de reuniões instituído, os funcionários relataram melhoria em fatores como autonomia e cooperação e diminuição do estresse e microgerenciamento. Mas, sem dúvida, os melhores resultados foram alcançados em empresas que tinham três dias sem reuniões por semana.

Quando as reuniões foram reduzidas em 40% (o equivalente a dois dias por semana), descobrimos que a produtividade foi 71% maior porque os funcionários se sentiram mais capacitados e autônomos. Em vez de ficarem presos a uma agenda, eles eram donos de suas listas de tarefas e se responsabilizavam, o que consequentemente aumentou a satisfação em 52%.

Embora possa parecer contraintuitivo, nossa pesquisa concluiu que ter muitas reuniões prejudica a colaboração eficaz, atrapalha os funcionários durante suas horas mais produtivas e interrompe a linha de pensamento das pessoas. Consequentemente, a remoção de 60% das reuniões – equivalente a três dias por semana – aumentou a cooperação em 55%. Os funcionários substituíram as reuniões por formas melhores de se conectarem individualmente, em um ritmo adequado para eles, geralmente usando ferramentas de gestão de projetos para auxiliar na comunicação. Com isso, o risco de estresse diminuiu em 57%, o que melhorou o bem-estar psicológico, físico e mental dos funcionários.

Para as empresas que instituíram quatro dias sem reuniões por semana, descobrimos que o potencial de microgerenciamento diminuiu em 74%: as pessoas se sentiram valorizadas, confiáveis e 44% mais engajadas e, consequentemente, trabalharam mais pela empresa. Com zero reuniões ocorrendo quatro dias por semana, a comunicação foi 65% mais clara e substancialmente mais eficaz. Houve muito menos mal-entendidos entre colegas; as pessoas verificavam rapidamente uma conversa anterior do Slack ou um esboço de projeto para revisar uma tarefa ou solicitação. Frases como “Achei que você tinha me dito…” ou “Fiquei com a impressão de…” raramente eram usadas.

Por mais que nossos dados coloquem em evidência a importância de se adotar uma política de reuniões zero, pelos benefícios que isso traz, também há certas consequências não intencionais causadas pela lei dos retornos decrescentes. Portanto, os gestores precisam entender o que funciona em seus contextos específicos para maximizar os benefícios da estratégia de reuniões zero. As vantagens dos períodos sem reuniões começam a se estabilizar depois que as reuniões são reduzidas em 60% e, na verdade, diminuem além disso. Por exemplo, satisfação, produtividade, engajamento e cooperação diminuem quando as reuniões são totalmente eliminadas.

Assim, concluímos que o número ideal de dias livres de reuniões é três, deixando dois dias por semana disponíveis para reuniões, por dois motivos: manter conexões sociais e gerenciar agendas semanais.

As reuniões oferecem uma oportunidade de socializar. Um período sem reuniões é uma remoção implícita de oportunidades de conexão – mesmo que as reuniões não sejam a maneira orgânica pela qual os humanos interagem uns com os outros. Em ambientes de trabalho remoto, o risco de isolamento é excepcionalmente alto e, portanto, os gerentes devem criar deliberadamente oportunidades de socialização. Reuniões informais e sem agenda podem efetivamente satisfazer a necessidade humana de contato social.

Não importa o cronograma proposto, a transição para um número limitado de dias de reunião exigirá alguma criatividade de agendamento. Isso ocorre porque esses tipos de hacks de produtividade no trabalho, se não forem levados a sério, podem simplesmente levar as pessoas a empurrar as reuniões para outro dia. Se não for abordado, esse efeito de transbordamento pode resultar em sobrecarga de agendamento e se tornar um estressor constante para você e seus funcionários. Não se reunir em alguns dias e acumular todas as reuniões em outro dia não resolve nada.

Implementando a prática de reuniões zero

Saiba como implantar uma política de reuniões zero ou ajustar a atual. Conecte-se com sua equipe. Antes de decidir qualquer coisa, é importante pedir feedback da equipe. Você pode fazer isso divulgando a premissa por trás da ideia, e argumentando em favor de períodos sem reuniões. Quem trabalha em projetos de forma interfuncional pode ser contrário, então ofereça motivos claros e convincentes para introduzir essa nova política nas agendas semanais de todos. Talvez vários membros da equipe estejam trabalhando em projetos complexos que exigem mais tempo para resolver os desafios – ou talvez as agendas de todos estejam muito cheias de reuniões para cumprir prazos de trabalho rigorosos.

Incentive a informalidade. Seres humanos são contadores de histórias, então permita que os membros de sua equipe sejam quem eles são. Nossa pesquisa considerou benéfico que memes, assuntos atuais, esportes, notícias de celebridades, planos de férias e emojis sejam compartilhados e discutidos em plataformas de comunicação interna. Os funcionários veem essas interações informais como extensões de si mesmos e acreditam que o ambiente de trabalho deve permitir que expressem a totalidade de quem são. Quando as conversas informais fluem em sua empresa, as barreiras da formalidade são removidas; a maioria das perguntas (87%) é respondida no bebedouro virtual – como um quadro de mensagens – ou em uma plataforma de mensagens diretas, como Slack ou Teams, e as reuniões se tornam coisa do passado. Fornecer um fórum para desabafar social, contar histórias ou relaxar juntos é sempre apreciado, descobrimos.

Garanta a “higiene” das reuniões. O principal desafio das empresas ao fazer essa transição é encontrar uma maneira nova e organizada de colaboração. Pode ser fácil voltar a padrões antigos, por isso é preciso apresentar as regras básicas para ajudar os funcionários a se adaptarem à nova abordagem.

Certifique-se de que cada reunião tenha uma pauta clara e o que se espera como resultado. Se esses dois itens não estão colocados, é possível que a reunião não tenha sido bem planejada e, como diz o ditado, poderia ser apenas um e-mail. Incentive sua equipe a cancelar reuniões que não representem o melhor aproveitamento do tempo; ser criterioso sobre quais reuniões agregam valor e quais não pode ajudar a liberar ainda mais as agendas.

Atribuir funções, como secretário ou mediador, para ajudar as pessoas a cumprir a pauta também é uma prática vantajosa, especialmente em reuniões com grupos maiores. Envie recapitulações claras de pontos após cada reunião: documentar os destaques, perguntas e tarefas essenciais ajuda a manter sua equipe responsável e evita discussões de problemas que já foram abordados.

Em última análise, as políticas de ausência de reuniões permitem uma colaboração eficiente, ao mesmo tempo em que evitam que o trabalho focado e direto seja interrompido. Observamos que os funcionários apreciam essas políticas, que permitem que eles se destaquem sem quebrar seu ímpeto. Após um período de ajuste, a maioria das equipes vê o valor de tornar as reuniões uma ocorrência pouco frequente, principalmente se ocorrerem apenas dois dias por semana. Com as reuniões gerando tão pouco retorno sobre o investimento de tempo, o custo de oportunidade é muito alto para não agir agora.