Escalas podem ter um impacto enorme no rendimento e na satisfação de funcionários, e empresas que negligenciam isso só têm a perder. Veja como é possível otimizar as horas de trabalho com base em um estudo que analisou mais de mil empresas
Melanie estava há alguns meses em seu novo emprego em um armazém, tentando equilibrar as demandas do trabalho e da família. Acordava às 4h, virava-se com a lanterna do celular para localizar as roupas e não acordar o marido ou os dois filhos (um deles com deficiência). Levava 30 minutos até o trabalho, e, caso se atrasasse por um segundo, poderia ser demitida.
Ela gostava do cargo, ganhava mais do que no emprego anterior, porém a carga horária estava cobrando seu preço. Fazer hora extra era obrigatório, algo nada raro no setor.
Isso significava que ela tinha que planejar com meses de antecedência para participar dos eventos escolares dos filhos, usando atestados médicos para sair do trabalho quando precisava. Também significava que, quando ela estava doente, tinha que ir trabalhar de qualquer jeito.
O filho com deficiência enfrentava desafios frequentes na escola, o que criou um dilema: Melanie deveria deixar o trabalho para buscá-lo quando ele precisasse de ajuda e correr o risco real de perder o emprego?
No fim das contas, o marido de Melanie acabou pedindo demissão de um trabalho que gostava bastante. Mas Melanie continuou se perguntando: Será que ela fez a escolha errada ao ter decidido seguir no emprego?
Melanie é uma pessoa real cujo nome mudamos para preservar seu anonimato. Sua história mostra – e seus colegas de trabalho concordariam – que um dos fatores mais importantes da satisfação dos funcionários é um aspecto frequentemente negligenciado da vida profissional das pessoas: escala e horários. Quando isso faz com que pessoas como Melanie procurem outro trabalho, o empregador arca com o custo de recrutar, contratar e treinar um substituto.
Não é de surpreender que os funcionários valorizem os bons horários. Embora não exista uma escala única para todos, certos formatos podem impor um alto custo a trabalhadores e organizações.
Um amplo conjunto de pesquisas descobriu que a imprevisibilidade e o excesso ou a falta de horas de trabalho levam a dificuldades econômicas, atrapalham a vida dos funcionários e prejudicam a saúde mental e física das pessoas. Do lado do empregador, uma escala de trabalho errada pode afetar a satisfação do cliente, a produtividade, os lucros e a reputação da organização.
Como levar em consideração as preferências de horários das equipes e ainda melhorar a produtividade da empresa?
Alguns exemplos do preço que se pode pagar ao negligenciar horários de trabalho saudáveis
Redução da satisfação do cliente: uma escala inadequada pode levar a um mau atendimento ao cliente, atrasos e erros.
Danos ao resultado final: em uma ampla gama de setores e ocupações, horários ruins reduzem o comprometimento, a produtividade e a intenção dos funcionários de permanecer na empresa.
Danos à reputação organizacional: em uma era de avaliações online de empregos, mídias sociais e ativismo dos trabalhadores, os empregadores não podem mais esconder escalas ruins.
Intervenção externa: se os empregadores não agirem para melhorar os horários dos funcionários, legisladores, reguladores e sindicatos podem intervir para resolver os problemas.
De acordo com uma série de estudos, muitos funcionários estão dispostos a aceitar um corte significativo no salário por horas de trabalho mais convenientes. Pesquisadores que analisaram uma amostra representativa de todos os trabalhadores dos EUA descobriram que, em média, eles aceitam trocar uma redução de 16% na remuneração por dez dias de folga remunerada.
Funcionários de call center em um dado estudo disseram que aceitariam um corte salarial de 20% para evitar mudanças de última hora em seus horários. Os trabalhadores que foram entrevistados no Walmart, o maior empregador dos EUA, disseram que valorizam a carga horária semanal de sua preferência e folgas remuneradas como o mais alto entre os 11 aspectos não salariais de seus empregos.
Muitos líderes sabem que a escala é um fator importante e valorizado pelo trabalhador. Mas preferem ignorar isso
Para entender a importância dos horários para os trabalhadores, analisamos quase 3 milhões de avaliações, de mais de 1.000 grandes empregadores dos EUA, feitas no pós-pandemia na plataforma Glassdoor. A escala de trabalho foi o quarto tema mais citado (de um total de 39), atrás apenas de cultura, remuneração e oportunidades de aprendizado e desenvolvimento.
Ou seja, não é por falta de sinais. Os líderes ignoram os horários por sua conta e risco.
Nossa análise mostra que as horas de trabalho são particularmente importantes em setores de serviços com muitos empregos de linha de frente, como varejo, restaurantes e assistência médica domiciliar. Mas os horários também surgem como um problema significativo para profissões de colarinho branco, incluindo aquelas em serviços empresariais, governo e consultoria.
O primeiro gráfico mostra os setores cujos funcionários são mais (e menos) propensos a mencionar escala e carga horária em suas avaliações no Glassdoor. A maior taxa está entre os membros da economia gig, em empresas como Uber e iFood, caracterizada pelos trabalhos temporários. Já a menor está entre aqueles que trabalham com software corporativo.
Já o segundo gráfico indica o sentimento médio extraído dos comentários sobre horários dentro de cada setor. Os trabalhadores da economia gig foram os mais positivos sobre escala e carga, particularmente a flexibilidade de definir seus próprios horários.
Acertar os horários pode ser diabolicamente difícil. Montar uma escala é um ponto de contencioso e de inflamado debate em que os interesses conflitantes de funcionários, gestores, clientes, investidores e stakeholders externos vêm à tona.
Esse agendamento ficou ainda mais difícil, pois a rotina tradicional das 9h às 17h se fragmentou. A ascensão da economia gig significa que mais autônomos trabalham em horários fora do padrão.
A globalização exige que as equipes operem em fusos horários diferentes. Os empregadores transferem cada vez mais a volatilidade da demanda para os funcionários, que, como resultado, devem trabalhar em horários imprevisíveis. Isso sem contar o trabalho remoto, que aumenta a flexibilidade de quando e onde o trabalho é feito.
Nos EUA, mais de um terço de todos os adultos empregados trabalham fora da tradicional semana, segunda a sexta, das 9h às 17h. Algumas estimativas aumentam ainda mais essa parcela de trabalhadores.
Para elaborar escalas e horários eficazes, os líderes precisam dar um passo atrás e repensar o que são e o que podem ser. Estas recomendações podem ajudá-los a fazer isso.
1. Pergunte aos funcionários quais elementos de seus horários estão funcionando ou não. O primeiro passo para melhorar os horários é óbvio, mas surpreendentemente raro: perguntar aos funcionários o que está e o que não está funcionando. Se os gestores não fizerem isso, correm o risco de resolver o problema errado.
Uma escala de trabalho pode ser melhor ou pior de várias maneiras. Identificamos sete dimensões distintas de horários que mais importam para os trabalhadores: flexibilidade, previsibilidade, número de horas, horas-padrão, folga, pausas e limite entre vida profissional e pessoal. Adotar uma visão multidimensional será mais produtivo do que focar em uma única dimensão.
Sete atributos das escalas
Identificamos sete aspectos distintos dos horários que os funcionários discutem com mais frequência ao descrever seu trabalho. Ao desvendar esses múltiplos aspectos das escalas, os líderes podem apontar áreas em que os interesses dos funcionários convergem com os requisitos organizacionais e gerar alternativas que atendam a ambas as partes.
| ATRIBUTO | DEFINIÇÃO | BENEFÍCIOS |
|---|---|---|
| Flexibilidade | Os funcionários podem decidir quando começa e termina a jornada, além de fazer pausas ao longo do dia. | Equilíbrio de responsabilidades profissionais com compromissos e preferências pessoais. |
| Previsibilidade | Os horários não variam de semana para semana ou, se as horas mudarem, os funcionários recebem avisos claros. | O aumento da visibilidade da escala futura permite que os funcionários planejem responsabilidades pessoais em torno de seus próximos trabalhos. |
| Número de horas | A carga horária trabalhada está em sincronia com a expectativa dos funcionários. | Eles podem trabalhar horas suficientes para atingir suas metas financeiras sem sofrerem pressão excessiva. |
| Horário-padrão | Conformidade com um horário tradicional das 9h às 17h, de segunda a sexta-feira. Evita turnos noturnos e nos fins de semana. | Os trabalhadores podem coordenar seus horários com familiares e amigos. |
| Férias | A quantidade de folga remunerada, licença-saúde, dias de férias, feriados e dias pessoais é justa. Os trabalhadores também têm a possibilidade de tirar dias de folga. | Oportunidades de descanso e relaxamento. |
| Intervalos | Períodos designados durante o dia de trabalho em que os funcionários podem respirar para arejar a cabeça e relaxar. | Eles podem se afastar das tarefas, o que reduz a fadiga mental e física, o risco de esgotamento e lesões e as chances de erros. |
| Divisão entre vida profissional e pessoal | Os trabalhadores criam e mantêm uma divisão clara entre o tempo dedicado ao trabalho e às atividades pessoais. | Equilíbrio entre trabalho e obrigações pessoais. Redução de chances de esgotamento relacionadas ao trabalho. |
Por exemplo, muitas pessoas presumem que a previsibilidade de escala é uma preocupação primordial para os trabalhadores do varejo e de serviços de alimentação. Ao escreverem uma avaliação de seu empregador no Glassdoor, no entanto, os trabalhadores desse setor eram seis a oito vezes mais propensos a mencionar um horário flexível (que lhes permitisse ajustar as horas de trabalho) do que um horário previsível.
Fazer perguntas abertas, como “o que você mais (ou menos) gosta em seus horários?”, dá aos indivíduos espaço para falar de suas preocupações e fornece contexto crítico sobre os problemas que eles apresentam.
2. Adapte os horários às preferências dos funcionários. Não há escala que acomode as preferências de todos. Em reconhecimento às diversas necessidades de agenda, as empresas podem criar horários que funcionem para grupos específicos.
A rede hoteleira Marriott, por exemplo, relatou recentemente sucesso na redução da rotatividade, oferecendo mais funções entre 10h e 14h para pais com filhos em idade escolar. Já a produtora de laticínios Land O’Lakes, em uma de suas fábricas de queijos em Minnesota, se afastou dos turnos de 12 horas em uma tentativa de atrair mais trabalhadores, especialmente aqueles que não conseguiam fazer o horário rígido funcionar porque tinham responsabilidades de cuidado, como de pais idosos.
Pontos problemáticos de escalas exclusivas geralmente surgem em funções dentro do mesmo setor. Por exemplo, os gerentes de loja foram os mais insatisfeitos com suas horas de trabalho do que qualquer ocupação que estudamos, e sua maior reclamação foi a longa carga horária. Entre os trabalhadores do armazém, as pausas insuficientes foram um ponto crítico: eles eram seis vezes mais propensos a reclamar de pausas insuficientes do que os gerentes.
Mesmo dentro do mesmo grupo demográfico ou ocupação, as preferências podem variar de um trabalhador para outro. Quando questionados sobre seu horário ideal, os enfermeiros de um grande hospital universitário deixaram claro que a abordagem tradicional de escala, em que todos são obrigados a alternar entre os turnos da manhã, tarde e noite, não estava funcionando.
Quase 25% deles disseram preferir trabalhar apenas no turno da noite, enquanto 20% optariam por turnos diurnos e noturnos de 12 horas. Depois que o hospital coletou essas informações e as levou em consideração em suas decisões de agendamento, o bem-estar dos enfermeiros aumentou e sua probabilidade de deixar o emprego diminuiu, sem nenhum impacto negativo nos custos hospitalares ou no atendimento ao paciente.
Perguntar aos candidatos sobre as preferências de horário no momento da contratação também pode ajudar a garantir um melhor ajuste. A rede de lojas de conveniência QuikTrip, por exemplo, pergunta aos funcionários em potencial sobre sua disponibilidade e informa aos candidatos que seus horários podem variar de estação para estação.
3. Pesquise maneiras inovadoras de melhorar os horários. Os líderes podem encontrar ideias para melhorar os arranjos de tempo em várias fontes. Para começar, os funcionários podem fornecer não apenas informações sobre suas preferências de escala, mas também recomendações concretas.
Um estudo de feedback de 150 mil enfermeiros nos EUA estava repleto de sugestões. Entre elas, pagar bônus aos profissionais que pegassem turnos no último minuto, envolvê-los na definição de horários e implementar “agências de pessoal” em diferentes partes do hospital para aumentar as chances de que os enfermeiros pudessem encontrar turnos que atendessem às suas necessidades.
Os concorrentes podem ser outra fonte de inspiração. Os gerentes de loja da rede de supermercados Wegmans, por exemplo, mencionaram a distribuição de escalas nas avaliações do Glassdoor com a mesma frequência que seus colegas da rede Publix. Os gerentes da Wegmans, no entanto, eram quase três vezes mais propensos a discutir escala e carga horária positivamente se comparados com os gerentes da Publix. Investigar o que a Wegmans faz de diferente pode trazer ideias concretas para supermercados que se deparam com essa demanda.
Experimentos acadêmicos cuidadosamente projetados podem dar ideias para repensar quando e onde os funcionários trabalhariam. As professoras e pesquisadoras Phyllis Moen e Erin Kelly lideraram uma intervenção no departamento de TI de uma empresa listada na Fortune 500 na qual designaram aleatoriamente equipes para adotar uma nova abordagem para alocar seu tempo.
Gestores e funcionários decidiram em conjunto em quais dias se encontrariam pessoalmente, que tipos de decisões e discussões eram mais adequadas para reuniões presenciais e quais tarefas poderiam ser concluídas pelos funcionários de maneira independente. Os resultados foram promissores.
Os trabalhadores relataram níveis mais baixos de burnout e de conflito entre vida profissional e pessoal, sono melhor, mais prática de exercícios e maior satisfação no trabalho. Nos três anos seguintes à intervenção, aqueles que ganharam a flexibilidade adicional tiveram 40% menos probabilidade de deixar a empresa do que aqueles que não o fizeram.
Parte do que tornou a intervenção tão eficaz foi que os funcionários estavam envolvidos em repensar seus horários e onde concluíam seu trabalho. Eles estavam mais próximos do que faziam e sentiram os prós e contras que vinham com diferentes configurações de escala e localização.
Os fornecedores são uma fonte final de inovações de carga horária e escala. Startups como Shyft e Homebase integram as preferências e o engajamento dos funcionários nos prazos de entrega de seus produtos por meio de recursos como autoagendamento e troca de turnos. O aumento do uso da IA provavelmente vai melhorar ainda mais essa sincronia entre horas de trabalho com as preferências individuais.
4. Redesenhe o trabalho para melhorar os horários. Os desafios de montagem de escalas geralmente surgem de outras escolhas operacionais que afetam o horário de trabalho. Um estudo da varejista de roupas Gap descobriu que grande parte da variabilidade nas horas de trabalho veio de informações imprecisas de remessa, mudanças promocionais de última hora, entregas inesperadas e preparação para visitas de funcionários corporativos. Às vezes, a melhor maneira de aprimorar a carga não é fixar um número em si, mas melhorar outras práticas operacionais.
Outros movimentos também podem facilitar a alocação de pessoal por escala e carga horária em uma situação ganha-ganha. Os mesmos centros de distribuição reduziram a janela de tempo que os clientes tinham para fazer uma compra online e recebê-la no dia seguinte.
Essa mudança teve impacto limitado nas vendas, mas reduziu drasticamente a frequência com que os funcionários precisavam ficar até tarde para atender aos pedidos de última hora. A capacidade de transferir o atendimento de pedidos atrasados para o dia seguinte também permitiu que os armazéns empurrassem parte do volume em dias movimentados para dias lentos, tornando os horários dos trabalhadores mais consistentes ao longo da semana.
O design do trabalho afeta o número de funcionários necessários para cumprir seu papel. O número de pessoas necessárias ao atendimento das demandas tem um impacto óbvio e direto nas escalas.
Uma maneira infalível de reduzir horas extras, facilitar a folga dos trabalhadores e permitir pausas regulares ao longo do dia é simplesmente contratar mais funcionários. Alguns sistemas de saúde aprenderam essa lição, adotando uma taxa menor de pacientes por enfermeiro para melhorar seus horários e resultados para os pacientes.
5. Capacite os gestores locais e reforce as normas sociais desejadas para orientar o agendamento. Com os recentes avanços na inteligência artificial, podemos acreditar que um algoritmo é capaz de otimizar os horários sem a necessidade de intervenção humana. Ainda não chegamos lá.
Um estudo recente de uma grande rede de supermercados descobriu que os supervisores, com frequência, tinham que modificar as horas de trabalho definidas pelo algoritmo de escala de IA. Gerentes mais experientes fizeram mudanças mais bem-sucedidas.
Há boas razões para acreditar que os gestores locais devem continuar a ter a palavra final ao definir escalas e preencher lacunas inesperadas. Eles estão mais próximos dos eventos e são mais adequados para entender e gerir escolhas e compensações.
A descentralização da montagem de escalas cria espaço para experimentação que produz ideias promissoras. Com as informações obtidas dos funcionários, os líderes seniores podem identificar recantos de excelência, organizar as lições aprendidas e apontar os gestores mais eficazes para treinar seus colegas.
Dito isso, entregar essa tarefa aos gestores locais também cria espaço para o surgimento de más práticas na alocação de horas. Os supervisores podem, por exemplo, entregar os melhores turnos para seus cupinchas ou usar decisões de escala para exercer poder sobre os trabalhadores.
A forma como os gestores definem as expectativas e avaliam o desempenho também molda quando os funcionários trabalham. Os gestores estabelecem normas quando usam horários específicos para reuniões, deixam claro a rapidez com que esperam respostas e favorecem os funcionários que chegam e saem do trabalho em determinados horários. Avaliar os funcionários com base no tempo presencial ou em respostas rápidas a e-mails noturnos gera uma carga horária longa, cansativa e muitas vezes contraproducente em comparação com avaliações baseadas na produção.
MUITOS DE NÓS GASTAMOS UM TERÇO OU MAIS DO TEMPO QUE FICAMOS ACORDADOS no trabalho, mas nem todos passamos essas horas da mesma maneira. Alguns chegam ao trabalho antes do nascer do sol. Outros têm um novo local de trabalho e novos horários a cada duas semanas. Uns usam o celular para trabalhar a qualquer hora, em qualquer lugar, até mesmo na cama. Certamente esses hábitos continuarão a mudar com o tempo, à medida que novas tecnologias, modismos corporativos e expectativas da gestão influenciem a maneira como as escalas tomam forma.
O que todos nós temos em comum, porém, é que nossos horários têm um grande impacto em como nos sentimos no dia a dia e a longo prazo. As empresas também são afetadas, porque as horas que oferecem a seus funcionários são muito importantes para a energia, entusiasmo e comprometimento. Dada a importância central dos horários para o trabalho, trabalhadores e empresas, o potencial para aumentar o bem-estar e o desempenho melhorando a escala é imenso.
Sobre a pesquisa
*Escute os funcionários. Identifique o que funciona ou não nos horários de trabalho, a fim de melhorar o equilíbrio entre vida profissional e pessoal.
*Adapte escalas às necessidades específicas dos grupos ou indivíduos, reduzindo rotatividade. Isso aumentará a produtividade sem custos adicionais.
*Considere ideias de funcionários, práticas de concorrentes e experimentos acadêmicos para criar escalas que beneficiem as equipes e, consequentemente, a empresa.
