Como aproveitar, ao máximo, um evento de inovação

Um roteiro organizado para extrair o melhor dos conteúdos, contatos e oportunidades de um evento de inovação e aplicar os aprendizados na sua empresa ou carreira.

“Voltei do SXSW com a mala cheia”. Essa foi a frase do CEO de uma grande empresa brasileira ao retornar de Austin. O SXSW é um dos principais eventos globais de inovação. É onde muitos inovadores vão beber da fonte de novas tecnologias e tendências.

Profissionais e empresas precisam antecipar o futuro de seus negócios antes que sejam disruptados. Eventos são poderosas fontes de oxigenação, aprendizado e conexão. A presença em eventos, se bem planejada e executada, pode ser um veículo de capacitação, radar de futuro, absorção de melhores práticas e geração de oportunidades.

É por causa desse contexto que o mercado global de eventos corporativos é uma indústria de muitos bilhões. Segundo dados da Allied Market Research, o mercado global de eventos corporativos representou U$ 286,3 bilhões em 2021. Envolve conferências, feiras, tradeshows, seminários e palestras. O segmento de eventos sobre tendências, tecnologia e inovação é uma das jóias da coroa pelo seu potencial difusor de novas ideias e comportamentos. É um big business.

Atualmente, se você quiser pode passar as 52 semanas do ano em eventos, direta ou indiretamente, relacionados ao seu negócio. Toda semana você terá um novo “Aha”. Um novo insight. Uma nova lista de tendências ou potenciais tecnologias disruptivas. Inteligência artificial (IA), blockchain, web3, internet das coisas (IoT), metaverso e por aí vai. É o tipo de conteúdo que envolve, engaja, nos faz pensar. É quase inebriante.

A oferta de eventos disponível é gigante, razão pela qual precisamos ser seletivos e fazer a melhor escolha para nosso momento de carreira e da empresa, bem como entender como nossa presença se alinha ou não a uma determinada estratégia.

Algumas perguntas que devemos fazer sobre o objetivo de nossa empresa estar presente no evento: fomentar a relação com clientes existentes?, atualizar conhecimentos?, apresentar novos produtos?, capturar leads?, só “abrir a cabeça”? A partir daí, podemos definir – também dado a nossa disponibilidade de recursos – as prioridades.

Eventos são um meio e não um fim. Aquilo que capturamos num evento serve para algo. O resultado esperado da ida ao Websummit, SouthSummit ou SXSW é capturar insights e fazer conexões que possam ser úteis para o futuro de sua organização ou carreira.

Um roteiro para aproveitar eventos de inovação

Ao longo da minha trajetória profissional participei de diversos eventos. Abertos, fechados, profissionais, científicos, grandes ou pequenos. Sempre acreditei na relevância de fortalecer o meu repertório. Acabei por montar um roteiro organizado sobre como aproveitar, ao máximo, eventos corporativos, especialmente de inovação. A captura de valor do evento depende do que você faz antes, durante e depois dele. Começa quando você prepara a mala da viagem, mas especialmente quando chega a hora de desfazê-la e ela está repleta de uma nova e instigante bagagem.

1.Defina objetivos, conteúdos e esteja preparado

• Planeje com clareza o que você busca do evento. Grandes eventos como SouthSummit, WebSummit, Rio Innovation Week e outros são formados por dezenas de painéis, palestras e ativações. Tenha em mente o que você busca e faça uma curadoria dos conteúdos. Nem sempre a empresa mais badalada é o conteúdo mais adequado para a sua necessidade.
• Avalie se o evento se adequa às necessidades do seu negócio e como estar presente poderá lhe ajudar. Defina os seus objetivos e as suas expectativas para o evento. O que você quer aprender? Quem você quer conhecer? Que oportunidades você quer aproveitar? Seja específico e realista.
• Pesquise sobre os palestrantes, as empresas e os temas que serão abordados no evento. Faça uma lista dos que mais te interessam e priorize os que podem trazer mais valor para o seu negócio ou carreira.
• Prepare-se para fazer networking. Atualize o seu perfil no LinkedIn e tenha um pitch pronto para se apresentar de forma clara e objetiva. Aproveite as redes sociais, os aplicativos e as plataformas do evento para se conectar com outros participantes, palestrantes e patrocinadores.

2.Explore o evento ao máximo

• Estruture sua agenda de forma que consiga não apenas ir ao evento mas estar realmente presente. Encoraje-se a interagir com outros participantes e painelistas. O evento é um espaço seguro onde todos estão mais abertos. Lembre-se de registrar de forma organizada os conteúdos, contatos e insights.
• Assista às palestras, painéis e workshops que mais te interessam, mas não se limite a eles. Explore também os espaços de exposição e as atividades paralelas. Abra espaço para descobrir novas tendências, soluções e pessoas que podem te inspirar ou te ajudar.
• Participe ativamente do evento. Faça perguntas, interaja com os palestrantes, troque ideias com outros participantes, compartilhe as suas impressões nas redes sociais. Não seja apenas um espectador.
• Registre os seus aprendizados. Anote os principais insights, as dicas, as referências e os contatos que você obteve no evento. Use um caderno, um aplicativo ou uma ferramenta online para organizar as suas anotações. Não confie apenas na sua memória.

3.Organize o que capturou no evento

• Organize os To Dos pós-evento, o que inclui a organização das anotações e dos contatos retomados e a execução dos combinados. Isso porque o evento não acaba quando os painéis terminam. Adicione no LinkedIn quem você conheceu. Aprofunde-se nos temas pelos quais que você se interessou. Faça isso num intervalo de, no máximo, três dias para evitar que os insights se percam.
• Reveja as suas anotações e faça uma síntese dos principais aprendizados. Identifique os pontos mais relevantes, as oportunidades, os desafios e as ações que você pode tomar para aplicar os conhecimentos na sua empresa ou carreira. Destaque os benefícios, as tendências e as inovações que podem impactar o seu negócio ou carreira.
• Retome os contatos que você fez no evento. Envie uma mensagem, um e-mail ou uma solicitação de conexão no LinkedIn para as pessoas que você conheceu e que podem te agregar valor. Agradeça pela conversa, relembre o assunto e proponha uma continuidade. Não deixe que o contato esfrie.

4.Monte um plano de prioridades pós evento

• Conecte os aprendizados e contatos aos seus projetos. Defina ações prioritárias. Aprofunde a pesquisa de temas que chamaram atenção. Selecione os stakeholders internos de seu negócio com quem conversar sobre os achados do evento.
• Multiplique os principais insights de maneira sintética para os públicos de interesse mais relevantes como pares, time e liderança.
• Compartilhe os seus aprendizados com os seus colegas, parceiros e clientes. Faça uma apresentação, um relatório ou um artigo sobre o que você viu, ouviu e aprendeu no evento. Evite o centésimo nono post de “5 insights do que vi no XPTO” no Linkedin. Não é lá que você ganha jogo.
• Identifique com clareza as lacunas que precisam ser endereçadas dos pontos que você destacou e transforme isso num plano de trabalho acionável.

A SENSAÇÃO DE FOMO (DO INGLÊS, FEAR OF MISSING OUT – MEDOR DE ESTAR PERDENDO, EM LIVRE TRADUÇÃO) É NATURAL NO CENÁRIO ATUAL DE TRANSFORMAÇÕES RADICAIS. De um lado, pode criar ansiedade positiva. Sabe aquela fagulha que nos faz querer mais, explorar mais e refletir mais? A ida a eventos corporativos, especialmente de inovação, é um veículo que pode ampliar ou aplacar essa ansiedade ao permitir aprofundar o entendimento sobre temas relevantes para nossa carreira e empresa. Por outro lado, a transformação de grandes empresas é complexa e lenta. A vida corporativa é dura. A frustração é comum a quem tenta reinventar uma grande empresa. Sem uma abordagem estratégica, a ida a eventos pode ser, mesmo que de forma inconsciente, como uma espécie de compensação. Sabe quando você busca um escape para a realidade?

Parece mais fácil se inspirar e estar atualizado com todo glossário das novas tecnologias do que fazer a mudança acontecer. É desafiador conseguir uma agenda daquela diretora responsável pela principal unidade de negócio e convencê-la da importância de determinado projeto. Demanda paciência e empatia.

Para nós, profissionais de inovação, substituir o tempo necessário para as articulações internas por excesso de presença em eventos não é uma estratégia eficaz. Quando nos percebermos mais como parte de uma tribo dos que sempre se encontram em eventos do que membros do nosso time quem sabe haja algo de errado. Por isso, é tão importante ter uma abordagem estratégica para a presença em eventos. Olhar para nós mesmos e avaliar as razões que tem nos levado a participar dos eventos é bastante útil. Estabelecer um plano para antes, durante e depois do evento é o melhor caminho para criar valor a partir de tudo que você colocou na mala na volta da viagem. Agora é a minha vez de implementar o plano pós evento do SouthSummit e preparar o pré-evento do Innovation Unlocked.