Boas práticas de comunicação em tempos de home office

Até 2019, era comum encontrar o trabalho remoto entre os maiores desejos dos trabalhadores em pesquisas do universo corporativo. Quando o home office tornou-se a única possibilidade viável para que organizações seguissem funcionando durante a pandemia da Covid-19, essa percepção ganhou sabor agridoce.

Embora muitos sigam felizes em casa, outros tantos também sentem dificuldades em equilibrar o cuidado com os filhos, as reuniões sequenciais, as videoconferências intermináveis, a jornada diária que não tem hora para acabar, os trabalhos no final de semana etc.

Essa conclusão não está apenas nas conversas no WhatsApp ou redes sociais. Lançada em julho, a pesquisa The Future of Work – the Good, the Challenging & the Unknown, realizada com mais de 2 mil trabalhadores remotos em seis países, indica sinais como os descritos anteriormente.

Um dos dados obtidos diz respeito à mescla entre vida pessoal e profissional: 54% dos empregados que são pais disseram ser difícil equilibrar as demandas domésticas enquanto trabalham em casa. Destaque também para os millennials e a geração Z, pois costumam dividir espaço de trabalho com colegas de trabalho ou até irmãos mais novos.

O estudo aponta também que a jornada de trabalho de 8 horas em cinco dias da semana pode estar chegando ao fim, uma vez que as pessoas têm trabalhado até tarde da noite e aos fins de semana com mais frequência. As conversas com os colegas de trabalho fora do horário também têm crescido, assim como os bate-papos aos sábados e domingo, que aumentaram mais de 200%.

Outro elemento problemático sobre o home office é que quase 60% dos entrevistados disseram se sentir menos conectados aos colegas, ainda que as ferramentas atuais ajudem a amenizar essa sensação.

Inclusão e empatia

Contudo, a pesquisa também trouxe aspectos positivos do trabalho remoto, caso da escuta ativa – 52% dos entrevistados afirmaram que se sentem mais incluídos ou valorizados como empregados durante as reuniões remotas, pois todos estão na mesma sala virtual.

O espaço também tem se mostrado como um canal inclusivo para que todos compartilhem suas perspectivas de negócio e outros temas. O levantamento mostrou que mensagens no chat das reuniões aumentaram mais de 10 vezes de março a junho.

E embora o home office tenha seus desafios, a luta diária que os pais vivem ao dividir o espaço de trabalho com o cuidado dos filhos fez com que 62% dissessem que sentem mais empatia por seus colegas.

Além disso, 82% dos gestores esperam mais políticas de horário flexível após a pandemia, assim como 71% dos empregados e gestores reportaram o desejo de seguir com o regime remoto ao menos meio período.

Boas práticas na comunicação

Para assegurar que o período de trabalho seja destinado à força produtiva, o encontro entre colaboração, ferramentas de fluxo de trabalho intuitivas e boas práticas de comunicação representa o mundo ideal, mesmo que o balanço entre eficiência, produtividade e comunicação não seja fácil de ser alcançado à distância.

Nesse sentido, o uso de plataformas de gestão de projetos, de softwares de videoconferências e de drives compartilhados facilitam a troca rápida de dados e informações (sempre com segurança) e garantem mais visibilidade entre os times, diminuindo a necessidade de tantas reuniões de alinhamento ou acompanhamento de ações.

O levantamento A New Perspective on the Modern Workplace, feito pela empresa de análises em TI Freeform Dynamics com apoio da Cisco, mostrou que a pandemia tem sido um período interessante para que as equipes utilizem novas soluções ou até instalações não utilizadas até então para auxiliar na comunicação e na gestão do trabalho remoto, o que confirma o valor da tecnologia como um facilitar da transformação do local de trabalho.

Ainda que 64% dos entrevistados relataram sentirem falta das interações informais que aconteciam na área do café ou bebedouros, o estudo indica que as empresas têm implementado algum tipo de ferramenta para compensar essa falta da interação presencial.

Um gestor deve se manter atualizado, mas não só em relação à transformação digital. É preciso acompanhar as mudanças sociais e políticas, que estão transformando cada vez mais os negócios. É necessário compreender e se posicionar melhor.

Se a colaboração real significa criar, compartilhar, comunicar e trocar ideias e feedbacks, ligações telefônicas ou e-mails não são mais suficientes. A velocidade da contemporaneidade exige a mistura de aplicativos de mensagens rápidas, locais para reuniões confidenciais e também para rápidas ligações online e plataformas em que documentos possam ser exibidos e editados em tempo real.

Uma das ferramentas mais usadas desde o início da pandemia tem sido o Cisco Webex, solução empresarial para videoconferência, reuniões online, compartilhamento de telas, webinars e outras facilidades.

No Brasil, é possível acessar cinco possibilidades da ferramenta: Webex Calling, Webex Teams, Webex Meetings, Webex Events e Webex Training. Na versão Calling, há conectividade PSTN, integração móvel, nuvem global segura e redundante e funcionalidade de PBX com todos os recursos.

No Teams, há garantia de troca de mensagens seguras, espaços exclusivos para equipes, compartilhamento de arquivos nativos com opção de uso do Microsoft OneDrive ou SharePoint, quadro branco, videoconferências em qualquer dispositivo com interoperabilidade com usuários do SIP e do Skype for Business, além de permitir integrações com aplicativos de Microsoft, Google, Salesforce, Asana, Jura, Trello, entre outras.

Por fim, o Webex Meeting assegura rede global segura, redundante, gerenciada e otimizada para QoS, experiência móvel com visualizações de vídeo personalizáveis e compartilhamento de tela nativo e engloba a inteligência Cisco por meio de Webex Assistent, People Insights, One-push/emparelhamento.

Bônus para líderes

Manter o cuidado dos empregados, especialmente seu aspecto mental, está entre os objetivos mais importantes para Adam Roseman, cofundador e CEO da Steady, aplicativo norte-americano que lista oportunidades de trabalho por período, hora e sob demanda de acordo com a geolocalização e skills do usuário.

Em tempos de Covid-19, essa preocupação tem sido ainda maior, diante da combinação de transformações da rotina corporativa no trabalho remoto com a vulnerabilidade causada pela doença. Para se manter alerta a respeito do comportamento de seus times, Roseman implementou duas estratégias:

• Reuniões individuais de 15 minutos: A cada duas semanas, Roseman faz encontros virtuais privados e puxa os temas quentes com os empregados, seja sobre o negócio ou sobre as metas individuais. Acima de tudo, Roseman entende esse momento como essencial para fazer a escuta ativa de todos, focando na saúde mental e na segurança em uma época tão incerta.

• Sistema de semáforo das emoções: Toda reunião individual feita por Roseman começa com a pergunta “Como você está se sentindo, em que pese questões pessoais e profissionais?”. Como resposta, Roseman instituiu o sistema de semáforo de emoções, em que verde significa “bem”, amarelo indica “OK em geral” e vermelho, “preocupante”. Esse sistema é conhecido para auxiliar crianças, mas também funciona para que adultos se sintam um pouco mais confortáveis para falar de suas dificuldades.

Confira mais artigos sobre esse tema noFórum Trabalho Remoto.