Quatro maneiras de chacoalhar reuniões chatas

Você chama sua equipe para uma reunião para discutir uma decisão iminente. Começa a falar. E logo percebe que há um desinteresse no ar, suas perguntas recebem poucas respostas.

Não há progresso, e o nível de apatia é um mau presságio. Você sai da reunião tão desnorteado ou indeciso quanto antes. A decisão continua em aberto. É um cenário em que os líderes odeiam se encontrar.

Mas não só líderes. Funcionários gastam cada vez mais horas em reuniões que eles geralmente acham repetitivas, desestruturadas, longas ou apenas chatas. Como resultado, as reuniões se tornam um sugador de produtividade.

O que os líderes podem fazer a respeito? Muitos oferecem aos participantes agendas detalhadas, pré-leituras e estratégias de gerenciamento de tempo. Mas isso não é suficiente. As reuniões são mais do que trocas transacionais — elas envolvem pessoas que lidam com emoções, lutam com a complexidade e são propensas à influência de outras pessoas.

Para desbloquear todo o potencial de uma equipe, os líderes devem abraçar essa realidade e, em seguida, fazer algumas mudanças para mudar o formato de troca transacional para diálogo significativo. Fazer isso pode ajudar a estimular a inovação, promover a conexão e energizar os participantes.

Veja a seguir quatro táticas que os gestores podem usar para tornar as reuniões mais envolventes e mover as pessoas da apatia para a energia:

1. Surpreenda, saindo do habitual

Quando você conduz as reuniões da mesma maneira semana após semana, elas se tornam previsíveis. Uma maneira de aumentar o engajamento dos participantes é repensar a estrutura e a abordagem. Em 2019, por exemplo, executivos da empresa norueguesa de energia Equinor, ao realizarem uma reunião sobre estratégia, decidiram mudar.

Em vez de montar uma típica apresentação com slides, o chefe de desenvolvimento de estratégia corporativa introduziu um jogo de cartas. A equipe circulou 16 declarações, cada uma descrevendo uma potencial crença central da empresa. Para cada declaração, os executivos mostraram um cartão de polegar para cima ou polegar para baixo e explicaram por que aprovaram ou desaprovaram a crença central. A abordagem interativa e não convencional deixou os executivos mais relaxados, incentivou a participação e ajudou o grupo a chegar a um consenso.

Outra maneira de tornar as reuniões mais envolventes é mudar o contexto físico da sala de reunião. Medidas simples, como mover a mesa do centro para um canto ou sugerir que todos os participantes fiquem de pé, já podem ajudar.

Há quem prefira conduzir reuniões caminhando ou fazê-las sem computadores nem telas. Essas mudanças interrompem o padrão usual, o que pode refrescar a mente dos participantes e aumentar o estado de alerta.

Para ter mais ideias, pesquise. Empresas progressistas disponibilizam seus manuais publicamente, o que pode ser uma boa fonte para tornar suas reuniões mais interessantes.

Pode ser emocionante experimentar, mas tome cuidado e tenha sempre em mente os vários tipos de personalidade dentro do grupo ao tentar algo novo. Além disso, lembre-se de que qualquer novidade acabará se tornando velha.

Reflita com frequência sobre dessas práticas são eficazes e quais não são. Esforce-se para identificar um padrão do que funciona melhor com sua equipe.

2. Fale do elefante na sala

Quando as pessoas evitam discutir tópicos difíceis em reuniões — talvez por medo de conflito ou desconforto com a dinâmica de poder — as tensões aumentam. Decisões que deixam de ser tomadas podem abrir as portas para problemas maiores no futuro.

O líder pode expressar sua própria frustração com reuniões infrutíferas para dissipar a tensão e abrir uma conversa. Isso ajuda a aprofundar as conexões dentro da equipe.

Em uma empresa de bens de consumo, por exemplo, os membros do time concordaram que sempre que alguém sentisse uma preocupação não resolvida, eles levantariam a mão e anunciariam: “Elefante na sala!”. Para enfatizar a abordagem, a equipe comprou um elefante rosa de pelúcia para deixar na mesa. A medida ajudou a desarmar as pessoas e a abrir caminho para a ação.

Alguns tópicos sérios podem exigir intervenções diferentes. Para encorajar a discussão dos desafios que as mulheres enfrentam ao progredir em suas carreiras, a empresa de serviços KPMG trabalhou com artistas.

Eles desenvolveram uma palestra teatral sobre a cultura do local de trabalho da empresa, equilíbrio entre vida pessoal e profissional, pré-requisitos de carreira para mulheres e comportamentos de macho alfa. O novo canal de comunicação, nada convencional, ajudou as equipes a reconhecer preconceitos e desenvolver uma melhor compreensão para tratar esse tema desafiador.

Para que essas abordagens funcionem, os líderes devem criar segurança psicológica ou um ambiente no qual as pessoas se sintam seguras para correr riscos, compartilhar ideias e se expressar sem temer consequências negativas. Para isso, é preciso definir princípios de reunião para garantir que todos se sintam confortáveis ​​participando da discussão.

3. Faça com que todos se sintam ouvidos

As pessoas querem saber que suas opiniões importam. Se os participantes da reunião não se sentirem assim, os gerentes podem notar silêncio ou interrupções frequentes, sinais não verbais como suspiros e olhos revirados ou respostas mínimas a qualquer pergunta.

Projetar uma pauta de reunião inclusiva garante que as pessoas se sintam valorizadas e tenham a oportunidade de contribuir. Os líderes podem usar táticas como pedir aos participantes que escrevam suas opiniões em post-its antes de iniciar uma discussão ou pedir que alguém resuma o ponto do palestrante anterior antes de adicionar sua contribuição.

Isso dá a todo mundo tempo para refletir e articular seus pensamentos. A verdadeira escuta vai além de esperar sua vez de falar — ela envolve empatia, compreensão da perspectiva do orador e gerenciamento de preconceitos pessoais e de grupo. Embora possa parecer contraintuitivo, construir momentos de silêncio também ajuda os participantes a escutar e a digerir as emoções, intenções e nuances não ditas.

Uma vez, facilitei uma sessão que teve um começo tenso, com interrupções frequentes e perspectivas conflitantes. A introdução de um momento de silêncio compartilhado desencadeou uma revelação: conforme os membros da equipe refletiam sobre as visões

opostas, eles descobriam um terreno comum enterrado sob suas diferenças, promovendo uma nova unidade sobre a qual podiam trabalhar juntos satisfatoriamente.

Em discussões em que a opinião da maioria enfrenta alguma oposição, não tente convencer ou anular a minoria. Em vez disso, pergunte: “O que podemos aprender com esse ponto de vista?”. Frequentemente, a visão da minoria também tem algo a ensinar.

Essa abordagem levou a avanços na equipe de gestão de um varejista, que buscou entender a opinião da minoria. Surpreendentemente, os líderes encontraram mais concordância do que o esperado, e a sabedoria dentro da opinião da minoria adicionou profundidade. Considerar vários pontos de vista pode temporariamente desacelerar as discussões, mas também aumenta o engajamento e melhora a decisão final.

4. Respeite o DNA de sua empresa

A maneira como você envolve os funcionários nas reuniões deve estar alinhada com os valores essenciais da organização, além dos pontos fortes básicos (habilidades e traços de personalidade). O ideal é que o DNA da sua empresa possa ser capturado em três a cinco palavras, cada uma acompanhada por uma ou duas frases explicando seu significado específico para a organização.

Muitas empresas lutam para identificar valores distintos e específicos e trazê-los à vida.

Articular o DNA informa o que fazer e o que não fazer em suas reuniões. O que, no começo, parece resistência a uma certa prática de reunião pode, na verdade, ser uma resposta a algo que não corresponde ao DNA da empresa.

A empresa de software GitLab, por exemplo, define seu principal valor de transparência como “aberto sobre o máximo de coisas possível”. Quase todas as informações da empresa — do status de metas e projetos a detalhes de infraestrutura — estão disponíveis para os funcionários e, frequentemente, para o público. Essa transparência reduz a incerteza, minimiza a ansiedade e ajuda os funcionários a entender o contexto.

A GitLab demonstra seu valor essencial de transparência em reuniões ao gravá-las para que sejam acessíveis a todos na empresa, a menos que contenham informações altamente confidenciais. Além disso, as discussões e resultados da reunião são salvos em um documento compartilhado. Na prática, a maioria lerá apenas o documento compartilhado para se inteirar dos principais pontos e resultados da reunião, mas eles têm a opção de assistir à gravação inteira — o melhor exemplo de transparência.

Usar os valores essenciais e os pontos fortes da sua empresa para estabelecer o que fazer e o que não fazer nas reuniões e envolver todos no processo promoverá práticas de reunião que respeitam e alavancam o DNA da organização. Os benefícios de envolver as pessoas são de longo alcance. Isso contribui não apenas para o sucesso da equipe, mas também para o do líder, que pode ganhar novas habilidades, visibilidade interna e chances de avanço.

AO SACUDIR O HABITUAL, abordar o elefante na sala, fazer com que todos se sintam ouvidos e respeitar o DNA da sua empresa, você pode transformar reuniões apáticas em  encontros energéticos. Essas estratégias exigem que você enfrente problemas estruturais e dinâmicas de equipe. Tentativas e erros também fazem parte do processo até que se descubra o que funciona melhor.

Os benefícios, no entanto, são inegáveis: uma equipe produtiva, engajada e conectada. Você verá uma melhoria nos resultados das reuniões e poderá até descobrir que nem sempre elas são momentos penosos na agenda.