Contratação de startups: framework para acelerar e otimizar o processo

A inovação aberta baseada na contratação de startups, modelo também conhecido como venture client, exige agilidade e velocidade em seus processos. Empresas que adotam essa abordagem frequentemente realizam provas de conceito ou pilotos para validar soluções antes de firmar contratos de longo prazo.

No entanto, um dos maiores desafios enfrentados por grandes organizações nesse tipo de programa é justamente a etapa de contratação das startups. Em muitos casos, esse trâmite pode levar três meses ou mais, devido a normas e políticas internas que não foram desenhadas para a realidade desse tipo de parceria.

O problema se agrava quando essas empresas aplicam às startups em fase piloto, geralmente para um teste de curto período, os mesmos requisitos de governança exigidos de fornecedores consolidados em contratos milionários e de longo prazo. Esse excesso de burocracia pode inibir este tipo de programa de inovação e inviabilizar a experimentação ágil de novas soluções.

Dado o contexto, seria possível reduzir o tempo de contratação em mais de 60% respeitando as normas e políticas? A resposta é: sim! 

A solução está no envolvimento das pessoas, reorganização dos processos e readequação de procedimentos, políticas e normas, conforme o framework que desenvolvi a partir de uma aplicação prática na Dexco e que se tornou um benchmarking para outras organizações de grande porte.

Mapeamento do processo atual

A realização do mapeamento atual (“as is”, ou como está) se faz necessário para que a empresa consiga entender os gargalos que trazem morosidade ao processo. Para isso, recomendam-se as atividades práticas a seguir. 

Definição da pessoa líder de contratação de startups

Essa pessoa será a responsável pela orquestração do novo processo de contratação. Importante que ela tenha conhecimento da ferramenta SIPOC de mapeamento de processos, bem como habilidades essenciais de facilitação para conduzir reuniões e interações entre as áreas envolvidas.

Identificação das áreas envolvidas

Mapeie todas as áreas que atuam direta ou indiretamente no mesmo processo de contratação de fornecedor. Grandes empresas normalmente contam com as seguintes áreas: 

• Suprimentos / Compras
• Jurídico
• Fiscal e Tributário
• Controladoria e Finanças
• Contabilidade
• Arquitetura de TI
• Governança de TI
• Segurança da Informação / Cibersegurança
• Privacidade de Dados / LGPD
• Auditoria e Governança
• Compliance e Gestão de Riscos
• Centro de Serviços Compartilhados (CSC)
• Fiscal
• Contas a Pagar

Definição dos pontos focais

Cada área deve indicar ao menos um representante (ponto focal) que contribuirá para o redesenho do processo, garantindo uma visão mais precisa e colaborativa. 

Com essas informações organizadas, a pessoa líder do processo de contratação poderá iniciar o mapeamento do processo atual (as is), utilizando a ferramenta SIPOC.

Organização das informações

Recomenda-se a criação de uma planilha separada por áreas. Veja um exemplo: 

Fonte: Elaborado pelo autor

Condução das entrevistas

Após a criação da planilha, o próximo passo é agendar as conversas com o ponto focal de cada área mapeada anteriormente. Para garantir maior aderência e alinhamento entre as partes envolvidas, é indicado que essas conversas:

• Aconteçam dentro de uma período de 15 dias, o que garante mais aderência, entendimento e conexão entre as áreas.
• Tenham ao menos uma hora de duração para entendimento completo e profundo do processo. 
• Sejam documentadas, evitando perda de informações críticas que normalmente não constam no SIPOC.

Com o processo mapeado de forma clara e estruturada, a próxima etapa poderá ser iniciada com mais segurança e eficiência.

Workshop de otimização do processo de contratação de startups

O workshop de otimização de processo trará unidade aos times e colocará todos na mesma página. Ele deve ser desenhado para que, ao final do dia, todos saiam com as respectivas tarefas a serem implementadas visando ao grande objetivo do encontro: reduzir o tempo de contratação em um número  estabelecido de dias, ou seja, o tempo entre a decisão de escolha da startup e a assinatura do contrato para efetivar o início das atividades dela na empresa.

Para garantir um evento eficiente, é fundamental pensar em algumas ações que acontecerão antes, durante e depois do workshop.

Antes do workshop 

Engajamento da liderança

• É importante buscar um diretor ou executivo que apoie a iniciativa e convidá-lo para uma abertura oficial, destacando a importância do trabalho.
• Caso a presença física não seja possível, recomenda-se uma entrada online ao vivo ou a gravação de um vídeo de boas-vindas para exibição na abertura.

Convite aos participantes

• Convidar gerentes e coordenadores das áreas envolvidas, garantindo que possam apoiar no entendimento, revisão e aprovação futura do novo processo. A presença deles é de extrema importância, pois podem surgir necessidades de ajustes em normas, políticas e/ou procedimentos.
• Convidar pontos focais de cada área, garantindo a participação de, no mínimo, duas pessoas por área para aumentar o engajamento.

Preparação da agenda: sugestão de estrutura para o dia do workshop

• Abertura
• Atividade quebra-gelo
• Revisão do processo atual (as is)
• Almoço
• Redesenho e otimização do processo (to be, ou o que virá)
• Contribuições adicionais
• Encerramento

Apresentação do workshop: sugestão de conteúdo

• Vídeo de abertura (caso o diretor não possa comparecer).
• Agenda do dia
• Regras do workshop (foco, uma fala por vez, dedicação, intervalos etc.).
• Check-in interativo para que os participantes se conheçam.
• Apresentação do programa de inovação
• Cronograma esperado de contratação das startups
• Cenário atual: tempo médio de contratação de fornecedores para contextualização do desafio.
• Explicação das dinâmicas de mapeamento do processo atual (as is) e otimização (to be).

Mapeamento de mesas

• Fazer o mapeamento de mesas, buscando separar as pessoas das mesmas áreas. Isso permitirá que, além de conhecer pessoas novas, elas possam trocar conhecimentos novos sobre outros processos. 

Durante o workshop

Abertura

• Iniciar o dia com a apresentação do diretor, seguindo pela agenda, regras e dinâmicas. 
• Apresentar de forma clara qual é o objetivo do workshop, bem como o desafio a ser enfrentado no futuro, como a redução do tempo de contratação das startups. 
• Realizar a atividade de check-in para que todos os participantes possam se conhecer um pouco mais. Recomenda-se uma atividade em que cada um deve contar sobre si fora do contexto de trabalho ou uma atividade em que cada pessoa fala sobre si sem dizer o que faz.
• Deixar claro qual é o conceito de startup para não quem não for familiarizado. 

Mapeamento do processo atual (as is)

• Essa é a primeira dinâmica orientada à otimização. Nesse momento, cada grupo de mesas deverá desenhar o processo de contratação de um fornecedor comum (serviços ou produtos) levando em consideração as macro e micro etapas. É importante deixar claro que esse processo deverá ser de ponta a ponta, desde a seleção do fornecedor até o pagamento do mesmo.
• Após cada grupo desenhar seu próprio entendimento do processo, deverá ser definido um anfitrião que ficará fixo em cada mesa. Os demais terão um tempo para rodar pelas mesas e ouvir a explicação do processo desenhado pelos outros grupos e sugerir melhorias no desenho. Ao final, todas as pessoas deverão ter visto e opinado em todos os desenhos. 
• Ao final das rodadas, abre-se uma votação em que cada colaborador terá três votos para distribuir entre os desenhos (as is) que ele julgar serem os mais completos de todos. Cada pessoa poderá colocar seus três votos em apenas um desenho, caso queira. 

Levantamento das melhorias e redesenho do processo (to be)

• O desenho mais votado deverá ficar em destaque para todos, e então inicia-se uma discussão aberta sobre as possíveis melhorias a ser realizadas no processo de contratação das startups objetivando o atendimento ao prazo pré-estipulado. Recomenda-se aqui a utilização da ferramenta SCAMPER aplicada a processos com um guia para facilitar as discussões.

Registro de melhorias e plano de ação

• À medida em que as melhorias são identificadas, é essencial que a pessoa líder do processo de contratação anote em uma planilha quais serão as ações para concretizar as ideias, o responsável que irá fazer acontecer e o prazo de conclusão. 

Plano de Ação​	Responsável ​	Prazo​

Visualização e organização das melhorias

Além da planilha, recomenda-se o uso de um PPT, Miro ou outra ferramenta visual para apresentar e organizar as propostas de melhoria em tempo real. Isso permitirá que todos os participantes acompanhem o progresso e contribuam ativamente com sugestões.

As melhorias podem ser categorizadas em dois grandes blocos, para facilitar a estruturação do novo processo:

1. Antes da assinatura do contrato
   • Etapas e desafios enfrentados antes da formalização da parceria com a startup.
   • Melhorias para agilizar essa fase, como simplificação documental ou flexibilização de critérios.
2. Depois da assinatura do contrato
   • Processos e requisitos que entram em vigor após a contratação oficial.
   • Ajustes necessários para garantir uma integração eficiente da startup na empresa, bem como o processo de pagamento.

Cada empresa pode adaptar essa divisão conforme sua realidade, mas estabelecer um marco organizacional é fundamental para manter a clareza e o alinhamento entre as equipes.

Depois do workshop

Com o desenho do novo processo, o plano de ação, os responsáveis e os prazos definidos, a próxima etapa é garantir que as melhorias sejam implementadas com sucesso.

Acompanhamento da implementação

A pessoa líder do processo de contratação deve monitorar de perto a execução das ações acordadas, garantindo que as mudanças sejam testadas na próxima contratação de startup. Esse acompanhamento é essencial para evitar que as melhorias se percam no dia a dia das equipes.

Gestão de compromissos e prazos

• Uma dica aqui é colocar na agenda de todos um compromisso de entrega com data e hora marcada. Assim ninguém esquecerá. 
• Definir datas e horários específicos para revisões periódicas, evitando atrasos e esquecimentos.

Preparação do ‘kit do fornecedor’

Para otimizar o processo e garantir que as startups tenham acesso a todas as informações necessárias, é recomendada a criação de um kit do fornecedor, contendo os principais documentos e orientações. Esse material deve ser enviado antes da formalização do contrato.

Esse kit contribui para um processo mais ágil e transparente, reduzindo retrabalho e garantindo que a startup esteja preparada para a contratação.

Colocando o novo processo em prática

Além das melhorias que cada empresa pode identificar como necessárias, seguem algumas ações fundamentais para garantir a implementação eficiente do novo processo de contratação de startups. 

Antecipe tudo o que puder

A agilidade e velocidade no processo de contratação de startups depende da eliminação de barreiras e da antecipação de etapas. Algumas práticas recomendadas incluem:

• Verificar a viabilidade de a contratação ser conduzida pela pessoa líder de contratação de startups, sem a necessidade de passar pela área de Suprimentos. Isso pode acelerar significativamente o processo.
• Tenha clareza do fluxo de assinatura do contrato e quem são as pessoas responsáveis pela assinatura dos dois lados (empresa e startup). Isso evita um vai-volta da minuta.
• Definir, junto às áreas envolvidas, as exigências mínimas para a contratação de startups em fase de piloto. Exemplos:
  • Reduzir requisitos de segurança da informação para testes iniciais, evitando que exigências excessivas inviabilizem a experimentação.
  • Simplificar a documentação necessária para aprovar o piloto.

Aplique o conceito de fast tracking

Esse conceito consiste na execução simultânea de tarefas para acelerar um determinado projeto ou processo. Em vez de seguir um fluxo sequencial tradicional, atividades que normalmente aconteceriam em momentos diferentes são realizadas em paralelo, sempre que possível. Exemplos: 

• Enquanto o NDA (acordo de confidencialidade) é assinado, inicie o cadastro da startup no ERP.
• Enquanto a minuta do contrato está em revisão, envie os formulários de pré-cadastro. 
• Execute a avaliação técnica e de arquitetura de TI em paralelo com o trâmite jurídico.

Adiante documentos críticos para a contratação

Algumas etapas podem ser resolvidas previamente para evitar gargalos e atrasos:

• Envie o acordo de confidencialidade (NDA) o quanto antes para assinatura, garantindo que informações sensíveis possam ser compartilhadas com segurança desde o início das tratativas.
• Encaminhe a minuta do contrato para leitura prévia. Isso dá tempo para a startup analisar e levantar eventuais dúvidas antes da formalização.

Redefina fluxos internos para maior agilidade

Algumas barreiras burocráticas podem ser minimizadas com ajustes internos. Avalie as seguintes possibilidades:

• Verifique qual time tem autonomia para envio dos contratos e alinhe um no SLA para este processo. Se possível, verifique se há possibilidade da pessoa líder de contratação enviar o NDA e minuta por conta própria, sem a necessidade de solicitação para outra área. 
• Verifique se a pessoa líder de contratação poderia realizar o cadastro do fornecedor no sistema ERP sem a dependência de outra área. Entende-se que há cenários em que  uma outra área precisa aprovar o fornecedor para gerar o código do mesmo.

Monitore e ajuste o processo em tempo real

A gestão contínua do processo de contratação de fornecedores é fundamental para garantir eficiência, redução de atrasos e aprimoramento contínuo. Para isso, é essencial implementar um sistema de acompanhamento em tempo real, permitindo a visualização clara do status de cada startup no processo de contratação.

Startup Seleciona-da	KIT da Startup Enviado	Onboardin Express Realizado	NDA Assinado	Dados Cadastrais Recebidos	Cadastro da startup Realizado	Contrato Assinado por todos	Pedido Emitido para a Startup	Nota Fiscal Recebida da Startup	Pagamento realizado para Startup
	Startup A
			Startup B
							Startup C

Seguindo essas recomendações, a implementação do novo processo poderá ser mais eficiente, com oportunidade de redução do tempo em mais de 60% desde a escolha da startup até o contrato assinado. 

Artigo assinado por Renato Xavier de Lima, coordenador de inovação na Dexco

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